Buzzard AILänderbezug des Fachablaufs: Das folgende Prozessbeispiel wird für ein Schweizer Dossier betrachtet. Verfahren, Kanton, Originalsprache und zuständige Prüfung bleiben am konkreten Vorgang erkennbar. Deutsche beA- oder RVG-Bezüge in weiterführenden Produktseiten gelten nur für deren deutschen Kontext.
Die direkte Antwort
Buzzard verbindet telefonische Kanzleianliegen mit Akten, Kontakten und Rückrufaufgaben. Unser KI-Betriebssystem AnwaltsOS organisiert die Übergabe zur zuständigen Bearbeitung und stellt den Mandatszusammenhang für das Gespräch bereit. Neue Anfragen, vorhandene Mandate und anschliessende Aufgaben erhalten jeweils ihren passenden Arbeitsweg.
Anliegen gezielt weitergeben
Der Rückrufgrund erreicht die zuständige Person mit den verfügbaren Kontakt- und Mandatsinformationen.
Telefonarbeit im Überblick behalten
Die Kanzlei führt offene Rückrufe als Aufgaben und kann an ihrem Bearbeitungsstand weiterarbeiten.
Gespräch und Schriftverkehr verbinden
Nachgereichte Unterlagen und Antworten schliessen an das bereits erfasste Anliegen an.
So automatisieren wir diesen Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis.
- 01
Telefonischen Bedarf einordnen
Die Kanzlei erfasst, ob es sich um eine neue Anfrage, eine Sachstandsfrage oder eine Ergänzung zu einem Mandat handelt.
- 02
Kontakt und Vorgang verbinden
Anliegen und verfügbare Kontaktangaben werden der passenden Akte zugeordnet oder in die Aufnahme einer neuen Anfrage überführt.
- 03
Verantwortliche Aufgabe erstellen
Die zuständige Person erhält den Rückruf mit dem Anlass und den Informationen, die für die Vorbereitung nötig sind.
- 04
Mit dem Aktenstand ins Gespräch gehen
Dokumente und bisherige Arbeit helfen, den Rückruf vorzubereiten und konkrete Rückfragen gezielt zu beantworten.
- 05
Nächsten Schritt festhalten
Ein angekündigter Beleg, eine weitere Rücksprache oder eine neue Aufgabe wird am selben Vorgang weitergeführt.
Fiktives Anwendungsbeispiel
Fiktiver Dossierfall: Rückruf mit französischem Aktenzeichen
Ein Anrufer fragt auf Französisch nach einem Schreiben. Rückrufnummer und Geschäftsnummer sind aufgenommen, seine Berechtigung ist noch ungeklärt.
Der Vorgang im Zusammenhang
- Unterlagen
- Gesprächsnotiz N1 · Rückrufnummer · Genannte Geschäftsnummer
- KI-Vorbereitung
- Rückruf vorbereitet. Dossierzuordnung und Auskunftsberechtigung noch nicht bestätigt.
- Arbeitsauftrag
- Gib keine Akteninhalte in der Rückrufnotiz frei.
Zuständiges Teammitglied prüft Identität und Rolle. Rückrufaufgabe mit Originalnotiz; keine Mandatszusage.
Ein Telefonanliegen ist häufig der Anfang eines längeren Ablaufs
Ein Mandant kündigt am Telefon einen neuen Beleg an. Ein anderer fragt nach dem Stand einer Antwort. Eine neue Interessentin möchte eine Erstberatung. Diese Anliegen benötigen unterschiedliche Schritte, obwohl sie über denselben Kanal eingehen.
Buzzard verbindet die Aufnahme des Anliegens mit der jeweiligen Arbeit. Bestehende Akten liefern den Kontext, neue Anfragen werden strukturiert aufgenommen und Rückrufe erhalten eine verantwortliche Bearbeitung. Die Kanzlei arbeitet danach im passenden Vorgang weiter.
Welche Informationen eine Übergabe wirklich braucht
Für einen guten Rückruf genügt die Nachricht „Bitte melden“ oft nicht. Die bearbeitende Person braucht den Anlass, den Kontakt und den Zusammenhang mit dem Mandat. Bereits vorliegende Unterlagen können für das Gespräch entscheidend sein.
Unser KI-Betriebssystem führt diese Informationen zusammen. Die zuständige Person kann die Aufgabe vorbereiten und nach dem Gespräch den Stand fortführen. Auch bei einer internen Übergabe bleibt der ursprüngliche Arbeitsauftrag verständlich.
Die Verbindung mit E-Mail und Dokumentenarbeit
Nach einem Anruf folgt häufig eine E-Mail mit ergänzendem Material. Die automatische Postzuordnung bringt diese Unterlagen in dieselbe Mandatsakte. Das Team kann dadurch auf dem erfassten Gesprächsanlass und dem vorhandenen Dokumentbestand aufbauen.
Mit AnwaltsOS bietet Buzzard die eigene Lösung für Telefonanliegen, Posteingang, Akten, Aufgaben und weitere Kanzleiarbeit. Die Vorführung kann einen Rückruf bis zum Eingang des Belegs und der anschliessenden Bearbeitung verfolgen.
Aus dem Betriebsalltag
Häufige Fragen
Wie organisiert Buzzard telefonische Kanzleianfragen?
Buzzard verbindet Anliegen, Kontakt und Mandatsbezug mit einer zuständigen Aufgabe. In unserer Kanzleilösung AnwaltsOS wird das Ergebnis anschliessend im Vorgang weitergeführt.
Können Rückrufe mit späteren E-Mails zusammenpassen?
Ja. Rückrufanlass und später eingehende Unterlagen werden im gemeinsamen Mandatskontext bearbeitet. Die Postzuordnung verbindet die neue Nachricht mit der passenden Akte.
Was bringt das bei mehreren Mitarbeitenden?
Die zuständige Person erhält das Anliegen mit seinem Kontext. Übernahmen und weitere Aufgaben lassen sich am gemeinsamen Vorgang fortführen, statt den Sachstand aus einzelnen Notizen zu rekonstruieren.
Ist die Telefonarbeit mit der gesamten Kanzleilösung verbunden?
Ja. Sie ergänzt Aufnahme, E-Mail, beA (Deutschland), Akten, Dokumente und Aufgaben innerhalb unseres KI-Betriebssystems. Ein telefonisches Anliegen kann in die weiteren Mandatsabläufe übergehen.
Buzzard AI
Diesen Kanzleiablauf in unserem KI-Betriebssystem erleben
Wir zeigen Ihnen den Ablauf „Telefonarbeit in der Kanzlei mit KI organisieren“ an einem fiktiven Mandat mit konkreten Eingaben und Ergebnissen.
Kontakt aufnehmenBuzzard AI · Stand: Oktober 2026
