Der Posteingang vor Diamant/4 , sauber strukturiert.
Diamant/4-Schicht für Rechnungswesen: unstrukturierten Posteingang erfassen, Belege strukturieren und an den Diamant Integration Hub übergeben , Sie geben freiDer Diamant Integration Hub ist stark, sobald Daten strukturiert ankommen. Davor liegt der wilde Posteingang: Sammelmappen, Mail-Belege, Portal-Exporte. Buzzard liest ihn aus, trennt Sammel-PDFs in Einzelbelege, ordnet sie dem richtigen Mandanten zu und übergibt saubere Datensätze an Diamant. Sie prüfen und geben frei. Diamant/4 bleibt Ihr führendes System.
Ablaufbeispiel
Für Ihren Arbeitsalltag in der Schweiz
Wir automatisieren den Ablauf rund um Eingang erfassen und Beleg strukturieren. Eingehende Informationen werden zu geordneten Vorgängen, dokumentierten Aufgaben und vorbereiteten Ergebnissen für Ihr Team.
Für Schweizer Betriebe stehen Offerten, Belege und Kundendaten im Mittelpunkt. Beträge in CHF oder der vereinbarten Rechnungswährung, MWST-Angaben und Zahlungsinformationen werden als eigene Datenfelder geführt und für die fachliche Freigabe aufbereitet.
Wir richten den Ablauf mit Ihren Systemen und Zuständigkeiten ein. Ihr Team erhält nachvollziehbare Vorgänge, klare Freigaben und eine gemeinsame Übersicht über die nächsten Schritte.
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Was wir tun – und warum es funktioniert.
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Ablauf: Eingang erfassen, Beleg strukturieren, an den Integration Hub übergeben. Automatisiert.
Drei spezialisierte KI-Agenten übernehmen den Weg vom unstrukturierten Posteingang bis zur sauberen Übergabe an Diamant/4. Buzzard ersetzt Diamant nicht, es sorgt dafür, dass strukturierte Datensätze am Integration Hub ankommen.
Ablaufbeispiel
Eingang erfassen
Mail-Anhang, Sammel-PDF, Foto, Portal-Export, die KI liest jeden Eingang aus, erkennt Mandant, Gesellschaft, Belegart und Beträge und strukturiert die Daten. Kein Beleg geht im Sammel-Posteingang unter, bevor er Diamant erreicht.
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Beleg strukturieren
Aus dem erfassten Eingang entsteht ein sauberer Datensatz: Sammelmappen werden in Einzelbelege getrennt, Belegart, Betrag und Mandant zusammengeführt. Buzzard prüft auf Vollständigkeit und meldet fehlende Felder, bevor der Beleg den Integration Hub erreicht.
Potenzialanalyse startenAblaufbeispiel
Für Diamant bereitstellen & Freigabe
Der strukturierte Datensatz wird über den Integration Hub an Diamant/4 übergeben, dort, wo dessen Rechnungseingangsmanagement weiterarbeitet. Sie prüfen den Vorgang in der Freigabe-Warteschlange und geben mit einem Klick frei. Buzzard verbucht und kontiert nichts selbst.
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Projektumfang, Kosten und Nutzen nach individueller Abstimmung
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Sie entscheiden.
Für den vereinbarten Ablauf werden Freigaben und Zuständigkeiten festgelegt. Die Darstellung ist keine Garantie, dass jede denkbare Aktion automatisch kontrolliert wird.
Jede Aktion braucht Freigabe
Keine Buchung, kein Beleg, keine Mandantenmail ohne Ihren Klick.
Protokollierung prüfen
Welche Schritte protokolliert werden, ist am konkreten Ablauf zu prüfen.
Rollen & Rechte
Zugriffe und Zuständigkeiten werden für die tatsächlichen Rollen eingerichtet und geprüft.
Datenflüsse prüfen
Verantwortung behalten.
Die Datenpipeline trennt Eingang, Verarbeitung und Freigabe. Für jeden Schritt werden Zuständigkeit, Zugriffsrechte, beteiligte Dienste und Aufbewahrung dokumentiert. So bleibt nachvollziehbar, welche Daten für welchen Vorgang verwendet werden.
DE89…4321 → [[IBAN-1]]
Zielbild: Belege in Diamant , ohne Sammelmappen-Handarbeit.
Ein möglicher Ablauf für Diamant/4-Anwender · Rechnungswesen
Ablaufbeispiel
Hypothetisches Ablaufbeispiel zum Thema «Diamant/4-Anwender · Rechnungswesen»: Ein Betrieb prüft die auf dieser Seite beschriebenen Schritte für Eingang erfassen, Beleg strukturieren, Für Diamant bereitstellen & Freigabe. Eingänge, vorbereitete Informationen, Zuständigkeiten und Freigaben werden an einem geeigneten Beispiel durchgespielt. Ob die Technik verfügbar ist und der Ablauf Zeit spart, muss anschliessend am tatsächlichen Prozess gemessen werden. Dieses Beispiel belegt weder eine bestehende Kundenbeziehung noch eine bestimmte Quote, Ersparnis oder fertige Integration.
Diamant ist stark. Stärker, wenn der Eingang schon strukturiert am Hub liegt.
Belege Hub-fertig für Diamant , Sie geben frei.
Im nächsten Schritt werden Ihr tatsächlicher Ablauf, verfügbare Funktionen, Datenwege und Freigaben geprüft. Eine Anfrage ist noch keine eingerichtete Lösung und keine Zusage einer bestimmten Einsparung oder Einführungsfrist.
Beschreiben Sie einen typischen Vorgang und eine schwierige Ausnahme. So lässt sich prüfen, welche Unterstützung sinnvoll sein könnte und welche Verantwortung bei Ihrem Team bleibt.
Zwei Wege, je nach Betrieb.
KI-Layer auf Ihre Kanzleisoftware: Belege, Kontoauszüge, Mandantenrückfragen und Posteingang werden vorbereitet , Sie prüfen und geben frei.
Bei Tool-Chaos ein eigenes schlankes System für den Betriebsablauf, in dem Anfragen, Dokumente, Aufgaben und Freigaben zusammenlaufen , kein Monster-ERP.
Welcher Weg sinnvoll ist, klären wir im 30-Minuten-Prozess-Check , Sie prüfen und geben frei.
KI-Betriebssystem für den Mittelstand →
Häufige Fragen zur Diamant/4-Automatisierung.
Wir richten die Verbindung zu Ihrer vorhandenen Software passend zum Arbeitsablauf ein: Eingangsdaten zuordnen, Ergebnisse übergeben und Rückmeldungen im Vorgang dokumentieren. API, Dateiimport oder Export werden entsprechend den Zugängen Ihres Systems eingebunden.
Ja, genau dort setzt Buzzard an. Der Diamant Integration Hub ist stark, sobald Daten strukturiert ankommen. Buzzard sorgt dafür, dass auch der unstrukturierte Eingang, eingescannte Mandantenmappen, E-Mail-Anhänge, Tochtergesellschafts-Belege, als saubere, strukturierte Datensätze am Integration Hub ankommt. Buzzard ersetzt den Hub nicht, es füllt ihn ohne Handarbeit.
Das Rechnungseingangsmanagement von Diamant/4 erkennt strukturierte Rechnungen sehr gut, sobald sie im System liegen. Der Engpass liegt davor: der wilde Posteingang. Belege kommen als Sammel-PDF, als Foto, im Fliesstext einer Mail oder verstreut über Mandantenportale. Buzzard ordnet diesen Eingang, trennt Sammelmappen in Einzelbelege, erkennt den Mandanten und reicht jeden Beleg einzeln an Diamant durch, damit dessen KI sauber arbeiten kann.
Diamant/4 bleibt das zentrale Rechnungswesen mit Controlling. Buzzard ergänzt es um eine automatische Eingangsschicht: Belege und Anfragen werden erfasst, dem richtigen Mandanten oder der richtigen Gesellschaft zugeordnet und übergeben. Ihre Kontenrahmen, Buchungslogik, Auswertungen und der Integration Hub bleiben unberührt, kein Systemwechsel.
E-Mails mit Beleganhängen, eingescannte Belegmappen, Sammel-PDFs, Mandanten- und Portal-Exporte, Kontoauszüge und Rückfragen per Mail. Buzzard liest jeden Eingang aus, erkennt Mandant, Gesellschaft, Belegart und Beträge und bereitet daraus saubere Datensätze für die Übergabe an Diamant/4 vor.
Bei mehreren Mandanten oder Tochtergesellschaften in Diamant erkennt Buzzard anhand von Absender, Steuernummer und Belegkopf, wohin ein Beleg gehört, und ordnet ihn vor der Übergabe zu. Falsch einsortierte Belege und manuelles Sortieren des Sammel-Posteingangs entfallen.
Ihr Team sieht Entwürfe und Zuordnungen vor der Freigabe. Unvollständige Vorgänge bleiben mit einer konkreten Rückfrage offen; freigegebene Ergebnisse gehen in den vereinbarten nächsten Schritt. Rollen und Ausnahmewege werden direkt im Arbeitsablauf abgebildet.
Wir dokumentieren Datenflüsse, eingesetzte Dienste, Zugriffsrechte und Löschfristen für Ihren Arbeitsablauf. Vertrauliche Unterlagen erhalten klar zugewiesene Berechtigungen; die erforderlichen Vereinbarungen gehören zur Einrichtung.
Mehr zur KI-Automatisierung für Diamant-Anwender.
Erlensee bei Hanau
Der nächste Schritt ist kein Tool. Erst der Engpass.
Für Diamant/4-nutzende Kanzleien und Rechnungswesen-Teams im Raum Hanau, Main-Kinzig und Rhein-Main: Der nächste Schritt ist der Buzzard-Prozess-Check , Posteingang, Sammelmappe, Mandantenzuordnung, Freigabe und Übergabe an den Integration Hub sichtbar machen. Der Mensch prüft und gibt frei.