Aus Material und Stunden wird eine Rechnung , automatisch.
Material und Stunden pro Auftrag automatisch abrechnen , Stundenzettel, Lieferscheine und Regiearbeiten werden zur fertigen RechnungStundenzettel, Lieferscheine und Materiallisten landen am Monatsende als Rechnungs-Puzzle auf dem Schreibtisch. Die KI sammelt Stunden und Material pro Auftrag und erstellt die Rechnung. Sie prüfen und geben frei.
Ablaufbeispiel
Für Ihren Arbeitsalltag in der Schweiz
Wir automatisieren den Ablauf rund um Stunden- & Material-Sammler und Rechnungs-Engine. Eingehende Informationen werden zu geordneten Vorgängen, dokumentierten Aufgaben und vorbereiteten Ergebnissen für Ihr Team.
Für Schweizer Betriebe stehen Offerten, Belege und Kundendaten im Mittelpunkt. Beträge in CHF oder der vereinbarten Rechnungswährung, MWST-Angaben und Zahlungsinformationen werden als eigene Datenfelder geführt und für die fachliche Freigabe aufbereitet.
Wir richten den Ablauf mit Ihren Systemen und Zuständigkeiten ein. Ihr Team erhält nachvollziehbare Vorgänge, klare Freigaben und eine gemeinsame Übersicht über die nächsten Schritte.
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Was wir tun – und warum es funktioniert.
Kostenlos · 15 Minuten · Ohne Verpflichtung
Ablauf: Von Stundenzettel und Lieferschein zur fertigen Rechnung. Automatisiert.
Drei spezialisierte KI-Agenten übernehmen die Abrechnungskette: Stunden und Material sammeln, Rechnung berechnen, Freigabe und Versand. Sie behalten die Kontrolle, die KI erledigt die Fleissarbeit.
Ablaufbeispiel
Stunden- & Material-Sammler
Stundenzettel per App oder Foto, Lieferscheine als PDF oder Scan, die KI liest Positionen, Mengen und Auftragsbezug automatisch aus und ordnet alles dem richtigen Auftrag zu. Keine manuelle Eingabe mehr, keine vergessenen Regiestunden.
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Rechnungs-Engine
Die KI setzt Ihre Stundensätze, Materialpreise und Aufschläge aus den Stammdaten ein. Regie wird separat ausgewiesen, Pauschalen bleiben unberührt. Am Ende steht eine fertige Rechnung, vollständig, korrekt, DATEV-fertig.
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Prüf- & Freigabe
Die KI legt die fertige Rechnung zur Kontrolle vor: alle Positionen, Stunden, Materialien und Aufschläge auf einen Blick. Sie prüfen, korrigieren bei Bedarf und geben frei. Dann geht die Rechnung raus und der DATEV-Export ist fertig.
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Projektumfang, Kosten und Nutzen nach individueller Abstimmung
Potenzialanalyse anfragen →Die KI arbeitet zu.
Sie entscheiden.
Für den vereinbarten Ablauf werden Freigaben und Zuständigkeiten festgelegt. Die Darstellung ist keine Garantie, dass jede denkbare Aktion automatisch kontrolliert wird.
Jede Aktion braucht Freigabe
Für den vereinbarten Ablauf werden Freigaben und Zuständigkeiten festgelegt. Die Darstellung ist keine Garantie, dass jede denkbare Aktion automatisch kontrolliert wird.
Protokollierung prüfen
Welche Schritte protokolliert werden, ist am konkreten Ablauf zu prüfen.
Rollen & Rechte
Zugriffe und Zuständigkeiten werden für die tatsächlichen Rollen eingerichtet und geprüft.
Datenflüsse prüfen
Verantwortung behalten.
Die Datenpipeline trennt Eingang, Verarbeitung und Freigabe. Für jeden Schritt werden Zuständigkeit, Zugriffsrechte, beteiligte Dienste und Aufbewahrung dokumentiert. So bleibt nachvollziehbar, welche Daten für welchen Vorgang verwendet werden.
DE89…4321 → [[IBAN-1]]
Zielbild: Rechnung am Monatsanfang. Geld früher auf dem Konto.
Ein möglicher Ablauf für Haustechnik-Betrieb
Ablaufbeispiel
Hypothetisches Ablaufbeispiel zum Thema «Haustechnik-Betrieb»: Ein Betrieb prüft die auf dieser Seite beschriebenen Schritte für Stunden- & Material-Sammler, Rechnungs-Engine, Prüf- & Freigabe. Eingänge, vorbereitete Informationen, Zuständigkeiten und Freigaben werden an einem geeigneten Beispiel durchgespielt. Ob die Technik verfügbar ist und der Ablauf Zeit spart, muss anschliessend am tatsächlichen Prozess gemessen werden. Dieses Beispiel belegt weder eine bestehende Kundenbeziehung noch eine bestimmte Quote, Ersparnis oder fertige Integration.
Wer vollständig abrechnet, verdient mehr , ohne mehr zu arbeiten.
Vollständig abrechnen, früher bezahlt werden.
Im nächsten Schritt werden Ihr tatsächlicher Ablauf, verfügbare Funktionen, Datenwege und Freigaben geprüft. Eine Anfrage ist noch keine eingerichtete Lösung und keine Zusage einer bestimmten Einsparung oder Einführungsfrist.
Beschreiben Sie einen typischen Vorgang und eine schwierige Ausnahme. So lässt sich prüfen, welche Unterstützung sinnvoll sein könnte und welche Verantwortung bei Ihrem Team bleibt.
Zwei Wege, je nach Betrieb.
KI-Layer auf Ihre Branchensoftware: Anfragen, Aufmass, Angebote und Belege werden vorbereitet , Sie prüfen und geben frei.
Bei Tool-Chaos ein eigenes schlankes System für den Betriebsablauf, in dem Anfragen, Dokumente, Aufgaben und Freigaben zusammenlaufen , kein Monster-ERP.
Welcher Weg sinnvoll ist, klären wir im 30-Minuten-Prozess-Check , Sie prüfen und geben frei.
KI-Betriebssystem für den Mittelstand →
Häufige Fragen zur automatischen Abrechnung.
Stunden kommen aus App-Einträgen, eingescannten Stundenzetteln oder Fotos der Tageszettel. Materialien werden aus Lieferscheinen ausgelesen, per Foto oder als PDF. Die KI erkennt Position, Menge und Auftragsbezug automatisch.
Die KI gleicht Stundenzettel und Lieferscheine mit den laufenden Aufträgen ab, über Auftragsnummer, Adresse oder Kundennamen. Bei Unklarheit landet der Beleg in der Prüf-Warteschlange, Sie ordnen mit einem Klick zu.
Regiearbeiten und Nachträge werden separat erfasst und als eigene Positionen in die Rechnung übernommen. Pauschalangebote bleiben unberührt. So geht keine abrechenbare Leistung verloren. Eingangskanäle und Rückfragen werden im Arbeitsablauf zusammengeführt.
Die fertige Rechnung wird im richtigen Format für Lexware, DATEV, openHandwerk, Hero CRM und PDS exportiert. Ein Systemwechsel ist nicht nötig, die Daten landen dort, wo sie hingehören. Eingangskanäle und Rückfragen werden im Arbeitsablauf zusammengeführt.
Die erforderliche Kontrolle wird vorab festgelegt. Keine Rechnung verlässt das Haus ohne Ihren Klick. Die KI legt den fertigen Entwurf mit allen Positionen vor, Sie korrigieren bei Bedarf und geben frei.
Wir dokumentieren Datenflüsse, eingesetzte Dienste, Zugriffsrechte und Löschfristen für Ihren Arbeitsablauf. Vertrauliche Unterlagen erhalten klar zugewiesene Berechtigungen; die erforderlichen Vereinbarungen gehören zur Einrichtung.
Sie erhalten ein Angebot mit Einrichtung, laufendem Betrieb und Betreuung. Wir stellen den heutigen Bearbeitungsaufwand dem geplanten Ablauf gegenüber, damit Umfang, Kosten und Nutzen des Projekts nachvollziehbar sind.
Wir starten mit einem klar abgegrenzten Ablauf und richten Eingänge, Datenübergaben und Freigaben ein. Danach folgt ein gemeinsamer Probelauf. Ihr Team erhält einen abgestimmten Zeitplan für Einrichtung, Einführung und laufende Betreuung.
Mehr zur KI-Automatisierung.
Erlensee bei Hanau
Der nächste Schritt ist kein Tool. Erst der Engpass.
Wenn es konkret um KI-Automatisierung im Raum Hanau, Main-Kinzig und Rhein-Main geht, führt der nächste Schritt in den Buzzard-Prozess-Check: Anfrage, Unterlagen, Freigabe, Rechnung und Rückspielung sichtbar machen. Der Mensch prüft und gibt frei.